Потребность предприятия по приобретению товара может быть выявлена путем создания дефектуры (дефицита) на определенные виды товара. Пользователь имеет возможность выяснить и оценить то количество товара, которое ему необходимо с одной стороны для того, чтобы товар постоянно присутствовал в торговом зале, и с другой стороны не было излишнего запаса на складе.
Правильным алгоритмом работы с программой является пошаговые действия, направленные на создание оптимальных товарных запасов. В этом смысле система X-Price представляет собой законченный комплекс, который позволяет решить задачу в полном объеме.
Мы выделяем следующие шаги по созданию товарных запасов.
Содержание: сбор и выявление статистики продаж за определенный период времени. Выявление товарных остатков. Могут использоваться 2 метода выявления необходимых объемов закупки по определенной номенклатуре. Первая – по скорости продаж, вторая – по неснижаемым остаткам товара определенного типа.
Используется: складская программа покупателя для анализа продаж за определенный период, по умолчанию за рабочий день.
Содержание: создание заявки на покупку товара в соответствии с дефицитом и экспорт данных в из складской программы в систему X-Price.
Используется : программа складского учета предприятия и система X-Price.
Содержание: выбор товара из сводного прайс-листа в соответствии с критериями установленными для данной операции, цена, срок годности, ассортимент, рейтинг поставщиков, и пр. Возможны 3 варианта работы. Полностью автоматическое формирование заявки в соответствии с заявленными критериями. Выбор товара и создание заявки вручную. Смешанный вариант, сочетающий два первых.
Используется: система управления запасами X-Price.
Содержание: получение электронных накладных в системе Х-Price, импорт документов, допустимых к импорту немедленно, постановка на контроль документов, импорт которых не может быть осуществлен немедленно, например весовой товар.
Используется: система управления запасами X-Price
Ответственное лицо: товаровед розничного предприятия.
Содержание: получение товара на склад, получение накладных, дооприходование исправленных электронных накладных.
Используется: система управления запасами X-Price.
Содержание: создание шаблона и ценовых ограничений для товароведов розничных магазинов с целью ограничения закупки товара по завышенным ценам. Передача шаблонов в магазины. Работа с персоналом магазина по разъяснению порядка выполнения требований по закупке товара.
Используется: система управления запасами X-Price.
Содержание: Контроль деятельности по закупке товара на предприятии. Цены, ассортимент, сроки годности, сроки доставки и другие критерии. Сравнение с «эталонными закупками», рейтингом поставщиков и пр. Проверка соответствия магазинов сети требованиям и нормативам, установленным на предприятии.
Используется: система управления запасами X-Price.
На основании описанных процессов, возможно создание формализованных должностных инструкций, и инструкций пользователя с целью введения единообразной методики во всех магазинах сети.
Каждая из программ складского учета формирует дефектуру в соответствии с собственными стандартами, тем не менее, нам представляется это принципиально важным. Это математически обоснованная и адекватно отраженная потребность предприятия в приобретении товарных запасов для торговли. При соответствующей настройке и обучении пользователей можно прогнозировать снижение товарных запасов на предприятии, без ущерба ассортименту, и в то же время увеличения скорости оборачиваемости средств предприятия.
Далее, как пример синхронизации, приведено описание работы в системе управления запасами X-Price, синхронизированной с программой складского учета Солярис.
Меню Операции/Расчет скорости продаж . В закладке общие, необходимо установить опции для расчета скорости продаж, период, склад, срок расчета, после чего можно рассчитать скорость продаж товара.
Меню Операции/Заявка на склад или поставщику . В закладке общие необходимо установить опции для создания заявки. Рекомендуемый критерий при создании заявки - скорость продаж или минимальное количество, установить дату на которую будет произведен расчет заявки, установить период на который будут рассчитаны потребности в товаре, выбрать иные опции, необходимые пользователю для создания заявки в том виде, в котором он хотел бы ее видеть. В закладке фильтры обязательно необходимо указать, что количество заказываемого товара не должно быть менее 1. Существует дополнительная возможность настройки в части прогноза остатков товара, исключения отобранного ранее количества и выбор прочих настроек пользователем. После выбора и настройки всех необходимых пользователю опций можно создать новую заявку.
После создания заявки необходимо передать данные в систему X-Price. Эта возможность доступна при нажатии кнопки быстрого доступа Экспорт дефектуры в X-Price на панели инструментов. При нажатии открывается диалоговое окно, которое позволяет пользователю выбрать необходимые опции для экспорта заявки (дефектуры). Возможен экспорт по нескольким параметрам:Экспортировать колонку отказано, Экспортировать колонку Заказ, экспорт по колонке Рекомендуется. Как правило, экспорт производиться по колонке Рекомендуется. Возможен выбор различных вариантов обновления: Вставить только строки с дефектурой, добавить дефектуру к текущей информации, вставить все строки. После выбора соответствующих опций и после нажатия кнопки ОК произойдет передача необходимых данных в систему X-Price.
После передачи данных в систему X-Price пользователь имеет возможность одновременно просмотреть потребности в приобретении товара и сам сводный прайс-лист для заказа. Кнопка быстрого доступа Показать дефектуру, открывает дополнительное окно в нижней части экрана. Пользователь имеет несколько возможностей дальнейших действий. Автоматическое создание заявки позволяет создавать заявку с заранее определенными критериями, например по первой цене и распределять поставку по поставщикам. Существует возможность создавать заявку на приобретение оператором вручную, в случае, если оператор считает, что автоматическая заявка не может выполнить те условия, которые определены для закупки.
Необходимо помнить, что всегда существует возможность скорректировать заявку, созданную автоматически. Это всегда необходимо в случае возможного колебания потребительского спроса.
После создания заявок они сохраняются и доступны по кнопке меню Операции/Заявки или по кнопке быстрого доступа Список заявок и их состав . Созданные заявки по умолчанию помечены как готовые к отправке и не могут редактироваться. Программа автоматически создает для каждого поставщика свою заявку, распределяя заказанные позиции по соответствующим поставщикам. Таким образом, каждый поставщик получит заявку с позициями, которые были заказаны именно для него.
Для того, чтобы редактировать уже созданную заявку, необходимо снять пометку и разрешить ее изменение. В случае, если заявка создана и готова к отправке, пользователю остается только отправить ее поставщику или оформить ее сторно.
Эта возможность доступна через меню Операции/Почта/Доставить почту либо по кнопке быстрого доступа Доставить почту. Программа автоматически сформирует необходимые пакеты обновления и доставит их до контрагентов. Кроме того, доставит пользователю электронные накладные и синхронизирует справочники товаров.
Заявки на приобретение товара доставляются поставщику, который должен сформировать накладные на поставку товара и отправить их пользователю. В случае необходимости система автоматически формирует отказы на поставку товара в случае невозможности выполнить заявку.
После нажатия кнопки быстрого доступа Доставить почту пользователь получает пакеты обновления, которые автоматически распределяются по необходимым представлениям. В случае наличия новых накладных пользователь получит уведомление от программы о том, что пришли новые накладные. Их список доступен в пункте меню Отчеты/список накладных.
Пользователь имеет возможность передать накладные в программу складского учета, что позволит ему произвести импорт электронных накладных и тем самым быстро оприходовать товар. В программе складского учета Солярис эта возможность доступна через пункт меню Операции/Накладная . Необходимо открыть или создать любую приходную накладную, после чего появиться возможность импорта накладных. По нажатию кнопки Импорт/экспорт накладных открывается меню, в котором пользователь должен выбрать пункт импорт из X-Price, после чего произойдет импорт и перенос данных из одной системы в другую.